Vad som utgör en bra digital lösning handlar inte bara om teknik och yta, utan också om hur lösningen fungerar på människor eller processer ute i verkligheten. Arbetsförmedlingens nya tjänst för snabbintervjuer är ett exempel på en digital lösning som träffade mitt i prick.
När rekryterare söker kandidater till ett jobb gör man oftast på ungefär samma sätt. Man skriver en arbetsbeskrivning (eller redigerar en befintlig), beskriver sin idealkandidat och publicerar annonsen på olika platsbanker på nätet samt delar den på sociala medier. Sen inväntar man svar, skummar igenom dem och väljer två eller tre personer som man vill intervjua. Redan vid det här laget har man valt en favorit, men håller ett öppet sinne inför de andra två kandidaterna.
Kandidaterna är medvetna om att det är så här det går till, under intervjun kan man kanske till och med lista ut ungefär hur högt man rankas av rekryteraren. Men en ny tjänst från Arbetsförmedlingen utmanar den här processen. Och det verkar som om det finns skäl att göra det, för personen som framstår som den ideala kandidaten på papperet visar sig långt ifrån alltid vara bäst även i verkligheten.
Nyligen genomförde Arbetsförmedlingens digitala tjänster-avdelning ett AI-projekt där man granskade 60 000 jobbannonser från olika branscher, för att se vad de hade gemensamt. Det visade sig att de flesta arbetsgivarna verkade vara ute efter samma person, eller åtminstone samma typ av person – en hårt arbetande, social person med väldigt specifika kunskaper och relevant arbetslivserfarenhet. Alla vill ha den perfekta kandidaten, och om du som arbetssökande har lyckats knäcka den koden kan du komma in på topp 3-listan nästan varje gång. Om du däremot inte har knäckt koden kanske du hamnar på fjärde, åttonde eller tionde plats istället – trots att du kanske är den bästa personen för jobbet.
Arbetsförmedlingen nya tjänst för snabbintervjuer låter rekryteraren genomföra korta förintervjuer med de intresserade kandidaterna till ett jobb för att snabbare få en bild av vilka de är. Det gör det lättare att skapar en bra lista över intervjukandidater. Utmaningen för rekryteraren är att lära sig att få ut så mycket som möjligt av en femminuters-intervju – man lär inte känna någon på djupet på så kort tid, men kan ändå få en ganska bra uppfattning om varför en person vill ha jobbet och vilken typ av person hen är. Det här just den typ av information som kan vara svår att få genom att läsa ett CV eller ett ansökningsbrev.
Hittills har resultaten av intervjumetoden varit ganska spektakulära. Många intervjuare har omedelbart ändrat sina tre bästa val efter att ha genomfört ett snabbt videomöte. Det verkar som att en kort strukturerad videointervju är allt som krävs för att bedöma en persons förmåga att gå vidare i rekryteringsprocessen. Många rekryterare och annan HR-personal som testat metoden har omprövat sina platsannonser och rekryteringsprocesser efteråt.
Snabbintervjuerna verkar med andra ord gynna alla iblandade – förutom de som knäckt jobbsökarkoden och är vana att hamna topp tre, de får helt enkelt försöka knäcka snabbintervju-koden också.
Tjänsten Snabbintervjuer är ett gränssnitt för video som kan köras från en telefon, surfplatta eller dator. På rekryterarens sida finns en timer som räknar ner tiden under varje möte och som visar en röd färg när mötet närmar sig sitt slut. Det finns också en funktion som under intervjun påminner om vilka kompetenser du som arbetsgivare har angivit i annonsen. Mellan intervjuer finns tid avsatt (en minut) för att skriva några korta anteckningar och sortera kandidaterna i kategorierna Ja/Kanske/Nej. Man kan också ställa in så att rekryteraren får uppmaningar på skärmen om att ställa frågor (förutbestämda, för att inte glömma), som då kan bockas av när de besvaras. De kan också se hur många intervjuade som är kvar i kön.
Den arbetssökandes sida av gränssnittet är mer renodlat och enkelt. Man kan när som helst logga in i tjänsten och se hur man kommer se ut i kameran under mötet. Detta gör det möjligt för att flytta sin telefon till en bättre vinkel eller byta till en dator om man föredrar det. Den här funktionen är avstängd under mötet, då de bara kan se rekryteraren. Den arbetssökande kan också se vilket tid mötet startar, men inte hur många som intervjuas före eller efter deras egen intervju. I slutet av intervjun uppmanas kandidaten att svara på om hen fortfarande är intresserad av jobbet eller inte. Det här har visat sig vara mycket användbar feedback för rekryteraren.
Gränssnittet har även en inbyggd chattfunktion, men den används endast ifall man upplever tekniska problem eller dåligt ljud under intervjun. Kandidaterna kan inte heller kommunicera med varandra.
Vi levererade inte bara designen till gränssnittet, utan även en backlog med framtida funktioner som baseras på ungefär 200 användarintervjuer, med detaljerade beskrivningar av varje klick och scenario som kan uppstå när en arbetsgivare eller arbetssökande interagerar med tjänsten.
Daresays designers hjälpte Arbetsförmedlingens eget team att utveckla tjänsten som är byggd på WebRTC, en befintlig videoplattform från Google. Idén och en enklare version av tjänsten fanns redan på plats, men det krävdes omfattande anpassning av användarflöden och av användarupplevelsen. I nära samarbete med Arbetsförmedlingens team har vi gjort användarintervjuer, designat gränssnittet och genomfört omfattande användartester.
För att säkerställa en smidig övergång från konceptdesign till produkt gav vi utvecklarna (tjänsten byggdes in-house av Arbetsförmedlingen) en komplett karta över tjänsten. Detta innebar en backlog med framtida funktioner som baseras på ungefär 200 användarintervjuer, med detaljerade beskrivningar av varje klick och scenario som kan uppstå när en arbetsgivare eller arbetssökande interagerar med tjänsten. Deras team kunde sen bygga tjänsten och förfina den på egen hand, för att slutligen lansera en användarcentrerad tjänst som underlättar rekrytering för både arbetsgivare och arbetssökande.