Så bygger du kreativa och hållbara team

För några år sedan hade vi ett återkommande problem. Vi upptäckte att oavsett hur bra ett projekt inleddes, så stötte vi ofta på samma typ av problem längs vägen. Oklara förväntningar, bristande kommunikation och onödiga irritationsmoment uppenbarade sig under resans gång och vår frustration växte i takt med dem. I stället för att känna att vi färdigställde projekten med en känsla av tillfredsställelse, försökte vi gå vidare genom att släppa de små besvikelser vi råkat ut för under tiden. Man ska inte ta sådant så personligt, tänkte kanske en del av oss. När allt kommer omkring är ju jobbet ingen plats för känslor — eller? (Spoiler: det stämmer inte)

Det här fungerade ungefär så bra som man kan förvänta sig (med andra ord inte särskilt bra). Du som också arbetar i projekt känner förmodligen igen dig. Kanske har du, precis som vi, tänkt att de flesta av de här bakslagen borde gå att undvika, eller åtminstone hanteras på ett mycket bättre sätt. Vissa meningsskiljaktigheter var också, insåg vi i efterhand, egentligen inte meningsskiljaktigheter. Vad var det som gjorde att våra team av fantastiska individer och skickliga yrkespersoner inte var duktiga på att samarbeta? Vi kände en starkt tillit till varandra, men fanns det ett sätt att behålla och stärka denna tillit under projektens gång, snarare än att skava ner den?

Så skapade vi Teamwork Kit

I början av 2016 försökte ett par av våra designers hitta en metod för att förhindra de här problemen och göra oss bättre på att samarbeta, genom att använda sig av lärdomar från tidigare projekt. Under arbetets gång insåg de att vi inte hade en tydlig och gemensam definition av vad bra samarbete innebär. Förutom ett slags odefinierbar flyktig känsla av att det ena eller det andra var bättre, vad hade vi egentligen för indikationer för huruvida ett samarbete verkligen fungerade? Det fanns en rad olika faktorer att ta hänsyn till, men uppfattningen att våra känslor var något vi kunde lämna utanför arbetsplatsen visade sig vara en del av problemet. Vi hade fokuserat för mycket på vilka uppgifter vi behövde genomföra, och för lite på hur vi skulle göra det, och en av insikterna handlade om vikten att tala om våra erfarenheter och känslor på ett strukturerat och konkret sätt.

Resultatet av det här arbetet blev en metod som vi har byggt och använt oss av i drygt två år, och vi har också bestämt oss för att göra en version som vi kan dela offentligt. Teamwork Kit är utformat för att hjälpa ett team att bli en grupp människor, som när de står inför en ny uppgift har som rutin att bygga in tid för reflektion, odla tillit och lösa problem med en effektiv och tillförlitlig metod.

Metoden gör det lättare att etablera och upprätthålla en miljö där folk känner sig trygga att dela med sig av sina idéer, blir lyssnade på, och får utlopp för sin fulla potential. Vi stöter fortfarande på många problem i form av bristande kommunikation och ouppfyllda förväntningar — eftersom verkligheten alltid är mer komplicerad än en modell  — men numera gör bakslagen inte att vi tappar fokus lika lätt, ibland kan vi till och med använda dem till vår fördel. När människor känner sig trygga har de lättare att be om hjälp, erkänna sina misstag och lösa konflikter, vilket leder till en bättre arbetsmiljö. Det är ingen universallösning som alltid fungerar, men den har verkligen gjort stor skillnad för oss.

Detta är Teamwork Kit

Nu kan ni ladda ner vår Teamwork Kit-manual, som ger er en översikt över teorierna och idéerna bakom metoden. Ni kan se exempel på hur metoden kan användas, dessutom finns en guide för gruppens facilitator, och posters som vägleder er igenom de olika aktiviteterna. Aktiviteterna består av:

• Fundament (Foundation): Här klargör ni tillsammans målsättningen med projektet och varje team-medlems roll för att nå det gemensamma målet. Ni kan kombinera den här aktiviteten med projektets kickoff, speciellt om ni tycker om att arbeta nära era kunder, men det är inte nödvändigt. Den här aktiviteten handlar om att få gruppen att fungera tillsammans.
• Avstämning (Alignment): Efter 4-6 veckor har ni en avstämning. Det här är det perfekta tillfället att prata om vad som fungerat bra och dåligt, att vädra eventuella frustrationer och försöka undvika att de växer med tiden. Om ni arbetar agilt kan detta kombineras med ett sprint retrospective (för att undvika för många möten).
• Feedback: Ni känner förstås till vikten av feedback i ett team, men hur konstruktiv är er feedback egentligen? De här tillfällena är lätta att anpassa för att undvika stress och konflikter — ni kan exempelvis ha ett tillfälle där man bara ger positiv feedback — eller för att adressera små förbättringar som var och en eller gruppen som helhet kan göra. Även feedback som inte är beröm ska vara konstruktiv och till hjälp.
• Slutsats (Conclusion): Den här aktiviteten gör ni i samband med en milstolpe i projektet (till exempel efter en stor och viktig leverans) och/eller vid slutförandet av ett projekt. Det är ett strukturerat sätt att fånga upp framsteg och bakslag och att använda allt ni har lärt er för att förbättra arbetet.
• Pop up: De här aktiviteterna kan ni genomföra när ni känner att de behövs. En pop up är en chans att få feedback från relevanta externa personer som hjälper er att återfå rätt fokus och som kan bidra med användbara insikter under projektets gång.

Vilka grupper är Teamwork Kit anpassat för?

Vi använder metoden för så väl stora som små projekt, oavsett längd, och i grupper av alla storlekar. Teamwork Kit fungerar allra bäst i team om cirka 4-6 personer som är ute på väldefinierade projekt, men ni kan börja använda metoden när som helst under ett projekt, eller göra den till en del av ert dagliga arbete. Metoden hjälper till med kunskapsöverföring om ni har personer som går in och ut ur ett projekt. Ni kan använda Teamwork Kit med en extern facilitator eller — ifall det inte är ett alternativ för er — helt enkelt bara turas om att vara facilitator. Manualen innehåller ett kapitel med tips till den som agerar facilitator och en lista med lästips.

Teorierna bakom metoden

Vi har baserat mycket av de teoretiska grunderna bakom Teamwork Kit på forskning, allt från organisationsteori från 1900-talets mitt till mer aktuell forskning kring teamarbete och samverkan. Till exempel teorier om gruppdynamik från Susan Wheelans modeller för grupputveckling. Insikter om grupprestation från Google:s Re:Work är också inspiration för några av de metoder vi använder för att bygga förtroende i våra grupper. Teamwork Kit använder dessa grunder för att skapa en praktisk steg-för-steg-guide som vägleder er genom de olika stadierna i teamets utveckling. Du kanske känner till begreppen forming, storming, norming och performing, och förknippar vår metod med dessa steg, det viktiga är dock inte vad man kallar stegen — det viktiga är att uppmuntra tydlighet, att se till att man stöttar varandra i gruppen och håller kommunikationslinjerna öppna.

En strukturerad process

Om du arbetar inom design eller med designmetoder, är du förmodligen bekant med frasen ”trust the process”. Det gäller här med, men samtidigt är det värt att understryka att vi har designat det här för verkliga team, med sina olika utmaningar. Så även om du också här bör följa processen så kan du anpassa aktiviteterna och verktygen så att de passar era tidsbegränsningar (guiderna innehåller till och med tips om hur du kan korta ned aktiviteterna om det är nödvändigt), er arbetsplats och/eller era lokala kulturella förutsättningar. I manualen hittar ni ett kapitel med argument om ni behöver övertyga beslutsfattare eller medarbetare om att prova metoden, men även sätt att följa er utveckling och några föreslagna metoder för att mäta era framsteg över tid. Det finns även en del tips kring hur man arbetar med olika typer av konflikter och maktdynamik som kan uppstå i en grupp när man interagerar med varandra på daglig basis.

Ett projektteam med en skara fantastiska individer och personligheter är en bra start, men oavsett hur snäll, omtänksam och empatisk varje medlem i ditt lag är så kommer en metod som ni kan luta er mot – som ger utrymme för dina känslor, erfarenheter, bekymmer och feedback – ge er en bättre chans att slutföra projektet med samma kraft ni började. Det finns inga omvägar till framgång, men ni kan hjälpa varandra under den långa vägen dit. Tro oss, vi har lärt oss detta the hard way. Låt oss gärna veta vad du tycker på teamwork@daresay.co. (Berätta även om du hittar några fel som vi kan åtgärda!)