Finns det något mer irriterande än luddiga möten utan mening? Möten som gör att man sitter och tänker: ”Varför kan vi inte bara få ett mejl med vad som behöver göras?” Jo, det finns faktiskt en ännu sämre form av möten. Nämligen de som är så rationella och effektiva att man helt glömmer bort att vi som deltar i mötet är människor. En incheckning kan hjälpa oss att undvika den fällan och göra varje möte lite bättre.
Jane Ruffino, content designer på Daresay.
Ingen vill att ens arbetsdag ska bestå av en lång rad möten som inte leder någonvart. Oändliga, dagordningslösa timmar i knökfulla konferensrum gör att folk avskyr möten. Man kan till och med köpa muggar, pennor och t-shirts med budskap som: “I survived another meeting that should have been an email”.
Missförstå oss rätt, vi vill inte sprida något slags #inteallamöten-budskap, men även om möten kan vara onödiga och olidliga så kan möten ibland också vara nödvändiga. Att inte ses alls på möten kan få oss att fokusera så mycket på effektivitet att vi känner oss som utbytbara reservdelar som bara väntar på att ersättas av känslolösa robotar.
Och även när vi är effektiva och glada och befinner oss i ett högst nödvändigt möte, så kan det hända att vi har svårt att verkligen vara närvarande på mötet.
Ett sätt att undvika detta är att inleda varje möte med en snabb incheckning, en kort stund för reflektion som gör det lättare för alla att verkligen hinna landa innan man kör igång.
På Daresay använder vi incheckningar som ett sätt att påminna oss själva om att vi är människor och inte robotar. Vi sätter en ton för mötet och hamnar i synk med varandra.
Incheckningarna tar mellan ungefär två och tio minuter. Om de blir längre än så riskerar man att inte hinna med det mötet ska avhandla. En incheckning hjälper oss att komma in i en gemensam rytm, och de där ynka minutrarna i början kan på sikt hjälpa oss att undvika en hel del stress.
Även på arbetsplatsen är vi ju, på gott och ont, mer än bara yrkespersoner. Om man sitter i ett möte med sina favoritkollegor kanske det känns rätt lätt att öppna upp om hur du mår. ”Om jag verkar lite frånvarande så beror det på att jag har sovit dåligt ett tag”, eller det motsatta: ”Jag mår toppen just nu, så om ni behöver avlastning eller hjälp med någon uppgift är det bara att säga till!”
Det är så klart utmärkta förutsättningar för en incheckning, men det är långt ifrån alltid så det ser ut, och även när det inte gör det kan det vara bra att stanna upp lite innan man påbörjar mötet.
På Daresay försöker vi använda incheckningar oavsett om vi har ett möte kollegor emellan, eller om vi sitter i ett rum med kollegor, kunder och affärspartners. Men vi anpassar så klart nivån efter vilken typ av möte det är.
Om vi är i ett möte där stämningen kanske är lite mer formell, kan vi ställa frågor som:
Men om vi vill ta ut svängarna även i ett rum där vi inte känner alla så väl, kan vi istället använda oss av ofarliga men lite roligare frågor som:
När vi är i ett möte med människor vi känner väldigt väl och känner oss bekväma med, tar vi ut svängarna ännu mer:
Vi har en lång lista av såna incheckningsfrågor och uppmaningar, men vi har också märkt att vi oftast tenderar att använda ungefär samma frågor varje gång. Därför har vi skapat ett verktyg för att skapa variation och hitta rätt frågor till rätt tillfälle.
Vi tog helt enkelt våra favorit-incheckningar, skapade lite filter och byggde ett helt nytt verktyg. Säg hej till hej.today, vår nya inchecknings-generator!
Du kan välja kreativa incheckningar i de fall du behöver komma loss lite och skapa en kreativ atmosfär. Eller så kan du välja att vara mer reflekterande och uppmuntra till en medmänsklig och avslappnad stämning i rummet.
Ibland behöver vi dock vara mer ”business” och formella – därför har vi lagt in praktiska och lite stramare incheckningar, som är särskilt användbara när vi har möten med personer som är vana vid möten som kanske borde ha varit ett e-mejl.
Vi håller alltså med om att det är viktigt att minimera antalet onödiga möten, men det är också värdefullt att ta vara på de möten vi ändå har, både fysiska och videomöten. Om vi gör det så är egentligen det sämsta som kan hända att vi lär känna våra kollegor lite bättre – och det är ju ett ganska bra worst-case scenario.
Det är också lättare att skaka av sig ett stingsligt e-mejl från någon man har imiterat djurläten med. Om vi känner varandra bättre är vi mer benägna att ha överseende med andras tillkortakommanden – vi känner kanske till att personen i fråga varit stressad och pressad den senaste tiden, vi förstår att hen skickat mejlet från mobilen på tåget på väg till jobbet, och så vidare.
Alla möten bör ha en mening, ett syfte som alla känner till och förstår. Möten bör inte heller vara längre än absolut nödvändigt. När man lämnar mötet ska man veta vad som förväntas av en själv. Men incheckningar handlar om något större: att elevera möten till något som inte kan ersättas av ett e-mejl.
Testa hej.today och berätta vad du tycker! Om du har en egen check-in-fråga som du gillar och som du vill dela med oss, mejla över den så lägger vi till den i vår databas!